電子帳簿保存法の改正：複数の保存媒体で電磁的記録を保存している場合の取扱いについてご案内します

令和３年度の税制改正により、電子帳簿保存法が改正され、その施行日が令和4年1月1日からとなっています。

そして、国税関係帳簿書類の電磁的記録を保存するにあたっては、一課税期間を通じて検索する事が出来るようにする必要があるとされていますが、

例えば、

・保存するデータ容量が膨大である

・中間決算をしているため、半期ごとに帳簿作成している

といったような事情で複数の保存媒体で電磁的記録を保存するため、一課税期間を通じて検索できない場合がありますが、そのような場合には、

どのような取扱いになるのかについてご案内します。

国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等に関する法令

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 ※最終改正日：令和03年03月31日

第4条国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等

保存義務者は、国税関係帳簿（財務省令で定めるものを除く。以下この項、次条第1項及び第3項並びに第8条第1項及び第4項において同じ。）の全部又は一部について、

自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び

保存をもって当該国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。

2　保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、財務省令で定めるところにより、

当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えることができる。

3　前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類（財務省令で定めるものを除く。以下この項において同じ。）の全部又は一部について、

当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合には、財務省令で定めるところにより、

当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えることができる。この場合において、

当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存が当該財務省令で定めるところに従って行われていないとき（当該国税関係書類の保存が行われている場合を除く。）は、

当該保存義務者は、当該電磁的記録を保存すべき期間その他の財務省令で定める要件を満たして当該電磁的記録を保存しなければならない。

国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等のうち、検索機能に関する法令等

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則 ※最終改正日：令和03年03月31日

第3条国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等

法第4条第1項の承認を受けている保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該承認を受けている国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をしなければならない。

一　当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理に、次に掲げる要件を満たす電子計算機処理システム（電子計算機処理に関するシステムをいう。以下同じ。）を使用すること。

イ　当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。

ロ　当該国税関係帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること。

二　当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項と当該国税関係帳簿に関連する国税関係帳簿（以下この号において「関連国税関係帳簿」という。）の記録事項

（当該関連国税関係帳簿が、法第4条第1項又は第5条第1項若しくは第3項の承認を受けているものである場合には、当該関連国税関係帳簿に係る電磁的記録又は

電子計算機出力マイクロフィルムの記録事項）との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと。

三　当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に併せて、次に掲げる書類（当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラム

（法第6条第1項に規定するプログラムをいう。以下この条及び第5条第2項において同じ。）以外のプログラムを使用する場合にはイ及びロに掲げる書類を除くものとし、

当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理を他の者（当該電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラムを使用する者を除く。）に委託している場合には

ハに掲げる書類を除くものとする。）の備付けを行うこと。

イ　当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの概要を記載した書類

ロ　当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの開発に際して作成した書類

ハ　当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの操作説明書

ニ　当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理並びに当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類

（当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書並びに当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類）

四　当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、

プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、

整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。

五　当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能（次に掲げる要件を満たすものに限る。）を確保しておくこと。

イ　取引年月日、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目（以下この号において「記録項目」という。）を

検索の条件として設定することができること。

ロ　日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。

ハ　二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

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電子帳簿保存法取扱通達最終改正日：令和02年06月23日

4-16 範囲を指定して条件を設定することの意義

規則第3条第1項第5号ロ《検索機能の確保》（同条第2項及び第5項第7号において準用する場合を含む。）に規定する

「その範囲を指定して条件を設定することができる」とは、課税期間（国税通則法第2条第9号《定義》に規定する課税期間をいう。以下6-1において同じ。）

ごとの国税関係帳簿書類別又は勘定科目別（規則第3条第2項及び第5項第7号において準用する場合に限る。）に、

日付又は金額の任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができることをいうことに留意する。

上述からは、原則として一課税期間を通じて検索をすることができる必要があります。

しかし、次のような場合で合理的な理由があり、一定要件を満たすときは、その合理的な期間毎に範囲指定して検索をすることができれば差し支えない事とされています。

・保存するデータ容量が膨大である

・中間決算をしているため、半期ごとに帳簿作成している　等