業務で扱うデータや書類はどのように管理していますか

経理や総務の仕事でいうと、取扱う書類でいうと、

見積書

納品書

請求書

領収書

契約書

といったものだけではなく、

確定申告書類

決算報告書

試算表

総勘定元帳

仕訳帳

給与明細

年金事務所や労働基準局への提出書類

その他にもたくさんあります。

そして、これらの書類は、定期的に増えてきますので、放っておいたら、かなりの量になってしまいます。

そのため、会社によっては、文書管理規程を設けて、その規程に則って、書類を管理し、整理していると思いますが、実際には、そこまでなかなか手が回らないのが実情です。

しかも、パソコンで作成しているデータも多岐に渡るので、そのデータ量も膨大なものになります。

紙(ペーパー)で整理・管理するには、書類に応じたファイルやバインダーと色によって見やすくしましょう

紙を整理するというと、ファイルやバインダーで保管するというのが主流の一つです。

例えば、会社が支払う請求書であれば、その請求書を一つにまとめたものにとじ込んでおきます。

ところで、その際に、そのファイルやバインダーの色はどのようにしていますか。

例えば、色々な種類のファイルやバインダーをまとめ買いして、特に気にせずに色を統一せずに同じ請求書をファイリングするにしても、統一感のない色でファイリングしていると、請求書がどのファイルにあるのかが見づらくなります。

ラベルを貼り付けて、そこから判断するのもありますが、少し離れたところから見るには、

契約書はこの色のバインダー

請求書は緑色のファイル

といったように分けておけば、見やすさが増します。

また、ファイルやバインダーによっては、ファイリングする書類の厚みや穴あけしない書類に適したもの等がありますので、用途に応じたものを使い、そして、統一感のあるものにすれば、後日発注をするときにも、以前と同様のものにすれば簡単に発注できます。

紙の情報をスキャンしてデータ保存する方法も多いです

一方で、紙のものはそのまま紙で保管しなければならないと決まっているわけではありません。

今では、スキャン技術も進歩し、手軽に書類をスキャニングして、データ化する事が出来るようになっています。

コンプライアンスに合致しているのかの確認はもちろん必要ですが、紙での保管と異なり、場所も取らず、データの取り出しも容易なので、ペーパーレス化を推進している会社は多いです。

データ管理は、ファイル名の決定ルールをきちんと決めて、コンピュータ内のフォルダを有効に活用しましょう

データ管理をするといっても、日々取り扱っているデータの種類は、業種によっては、膨大な数になる場合があります。

そのようなデータを特にルール決めをせずにただ保存しているだけでは、特定のデータの取り出しが大変であり、また、場合によっては、以前作成したはずのデータが見つからないといった事態にもなりかねません。

そこで、このような事態を防止するためにのいくつかの方法の一つとして、

「データの名前(ファイル名)を決めるルールを明確にする」という事です。

売上に関するデータを作成するにしても、

2020年8月分のデータファイル名が「8月分売上データ」で、

2020年9月分のデータファイル名が「2020年9月売上」であったらどうでしょうか。

同じフォルダ内に収納していたとしても、

一覧からは見づらくなって、また、ファイル名によっては、検索しようにも、フォルダ内検索がうまくいかない場合もあります。

そのため、定期的に作成する同一種類のファイル名は、統一感を持って決めましょう。

次に、そのファイルをどのフォルダに収納するのかを決める事も大切です。

加えて、そのフォルダ毎に階層をどのように決めておくのかもポイントです。

経理部門の例でいえば、

「経理」
↓
「2020年度」
↓
「仕入」
↓
「2020年9月分仕入」

といったような階層の順番で、フォルダを作り、該当フォルダ内にファイルを保存するのです。

ファイル名とフォルダ名の決め方、そして、フォルダの階層の決め方によって、業務の効率は大幅に異なります。

まとめ

パソコンを使って手軽にデータを作成できるようになると、従来の紙だけでなく、データの管理もしなければなりません。

そして、この整理整頓をきちんとルールを決めてする事により、業務のストレスから解放され、効率的に仕事が出来るようになります。

会社によって運用方法は異なりますが、紙とデータの整理整頓ルールを決めて、業務スピードを向上させましょう。