印鑑やゴム印は、起業・創業時の必須アイテムです

「起業」「開業」「創業」「開店」などといった言葉で、会社を設立する事が多いですが、会社設立にあたり、いくつものやらなければならない事があります。

・事業資金の調達

・会社の預金口座開設

・事業計画の策定

・出資者募集

・市場参入

その他にもたくさんやらなければならない事はありますが、その他の中の一つに、

「印鑑やゴム印を準備する」

という事も必須アイテムとして必要です。

今ではIT化が進み、アナログではなく、デジタルで文書作成・管理をする事が多くなってきましたが、100％IT化が出来たかというとそうではありません。

官公署むけの所定の書類作成や金融機関での手続きなど、まだまだIT化しなければならない事はたくさんありますが、それまでの間は、どうしてもペーパーで書類のやり取りをしなければなりません。

そこで、会社を設立するにあたり、どのような印鑑やゴム印が必要なのかをご案内致します。

必要な印鑑の種類

最初に印鑑ですが、

1、実印

2、銀行印

3、角印

などが挙げられます。

実印について

実印については、会社の設立登記申請にあたり必要であり、契約書や覚書などでも状況に応じて捺印が必要となります。

そして、登記申請時に会社の実印として登録をして、実印を捺印するという事に対して、諸法令で、実印の法的効力などが規定されていますが、概して、重要書類に捺印する際に用いられる印鑑です。

そのため、会社にとっての重要物として、取り扱う人も限定して、誰もが触る事がないように厳重に保管されています。

この実印は、通常は印鑑製作業者に発注して作ってもらいますが、昔は実店舗で印鑑製作の発注を依頼していましたが、今では、多くの会社で、インターネットを介して印鑑の政策発注をしています。

また、ある程度の標準的な印影というのがありますが、業者の方と印影を確認しながら決めますが、印鑑には、材質によっては高額なものから、数千円といったリーズナブルなものまであります。

実印には、こだわりを持つ方もいらっしゃるくらいです。

なお、ここでいう実印とは、「会社の」実印であり、「個人の」実印とは異なります。

印影の基本的なフォームも大きく異なりますが、会社の代表者は、この会社の実印と個人の実印を各々所有する事になります。

そのため、会社の実印を捺印する際に、誤って個人の実印を捺印してしまう事もありますが、実印の捺印誤りは気を付けるようにしましょう。

銀行印

銀行印については、多くの金融機関で口座開設時や窓口での諸手続きの際に必要なものになります。

金融機関では、預金口座の入出金を窓口で行う際や、登録されている預金情報(会社名義・住所等)が変更になると、会社から変更後の情報を届け出てもらいますが、その際には、銀行印が必要となってきます。

最近では、インターネットバンキングなどが発達したことにより、銀行印がなくても多くの手続きが行えるようになりましたが、今でも銀行印が登場する場面はいくつかあります。

銀行印の印影は会社の実印とは標準的な印影が異なりますが、使う頻度も最近では少なくなってきているため、たまに銀行印を使用する時になると、間違って、会社の実印を捺印する事もありますので、間違えないようにしましょう。

角印

角印ですが、こちらは、最近では少なくなりましたが、請求書や納品書・領収書などに捺印するもので、会社名が刻印されていますが、四角形に近いフォルムになっています。

今では、角印のような表示を請求書や納品書・領収書などの作成ソフトで表示できるものも多くなっていて、これらの書類の出力時に自動的に角印形式で表示されます。

会社が必ず用意しなければならないかというと、そういうものではありません。

これらの、実印・銀行印・角印が、印鑑製作業者に最初に発注する基本的な印鑑セットです。

そのため、この3つを一つの箱に収納して日頃から保管している会社もありますが、使用頻度によって、保管の方法を変えている会社もありますので、会社に合った保管をしながら、かつ、大切に保管するようにしましょう。

担当者のスタンプ・三文判

その他に業務上印鑑が登場するケースとしては、宅急便の荷物が送られてきたときに受領印が求められるため、その際に捺印する担当者のスタンプがあったり、年末調整時に対象従業員が作成する扶養控除等申告書などの書類に捺印する個人の三文判があります。

このスタンプについては、会社で支給される場合があり、三文判については、従業員が自身で用意する方法等があります。

ゴム印

ゴム印については、こちらはどのようなものかというと、

会社名、所在地、電話番号、FAX番号、代表者肩書、代表者名などが表記されているものです。

ペーパーで書類を作成しなければならない時には、全てを手書きにすると、大変な手間と労力がかかってしまいます。

そこで、手書きではなく、ゴム印で捺印する事により、効率化を図ったり、文字を分かり易く統一する時に用いられます。

そして、ゴム印の場合には、会社名や所在地などを各々独立したゴム印として使用できるようにして、会社名だけが必要な場合や電話番号だけが必要な場合に使ったり、

また、これらをジョイント式で臨機応変に一つの配列にまとめて捺印するのがおすすめです。

このゴム印は絶対必要というものでがありませんが、取引先からペーパーで所定の書式での記入を求められた場合に、

ゴム印で対応できるものは対応して、書類作成の工数を軽減するのにも用いられるので、こちらも多くの会社が用意しています。

このゴム印は、横書きのものが比較的多いかもしれませんが、縦書きのものを使うケースもあります。

そのため、日頃からどのような書類にどのような形式で捺印するのかをリストアップし、横書きや縦書き、ジョイント式などを発注して、捺印担当者の負担にならないようにしましょう。

ところで、封筒の裏の差出人に自社の情報を表示させる際にこのゴム印を捺印する場合がありますが、今では、この部分は印刷で対応出来るので、あまり見かける機会は少なくなってきましたが、この印刷をするにはコストも掛かりますので、創業間もない会社で事業資金を節約したい場合等には、ゴム印を捺印する事もあります。

印鑑やゴム印の取り扱いルールを決めなければなりません

印鑑やゴム印を用意するとしても、次にこれらをどのように取り扱うのかを決めなければなりません。

書類に応じて何を捺印しなければならないのか

どこにどのように保管して、管理者は誰にするのか

捺印は誰が行うのか

会社によっては、法務関連部門がまとめて管理して捺印するケースもありますが、そのような部門がなければ、実印や銀行印は代表者のみが管理・捺印したり、角印やゴム印は総務関連部署で管理したりといった事もあります。

これは、会社によって規模や取り扱い者が異なるため、会社毎に決めることになりますが、重要な印鑑を取り扱う事になりますので、事故の起こらないように、厳格にルールを決めましょう。

ブログをご覧の皆様へのお役立ち情報

会社に必要な印鑑を完備させるにあたり、皆様にお伝えしたいことがあります。

それは、

「印鑑は、会社の顔でもあるので、末永く使えるように、良質の印鑑を手配する」

という事です。

昔は、印鑑を作るのは、印鑑を取り扱っている専門店に自ら足を運んで、印鑑の材質や印影を店員さんと相談しながら、しかも、印影のイメージも見積もりの段階で提示してもらって、その後に正式発注することが多かったです。

しかし、インターネットが普及して、印鑑の作成も低コスト化してくると、わざわざ印鑑の取り扱い専門店に足を運ばなくても、インターネットで低価格で注文をする事が出来ます。

コストや時間を削減する事が出来、会社としてもメリットに感じる部分もありますが、印鑑は材質と製作技術によって、仕上がりに大きな差が出てくるのです。

その顕著な例が、印影のもととなる、印鑑を朱肉につける部分です。

大切な箇所になるのですが、実は、材質が良質でないと朱肉のつき具合が良くなかったり、印影が鮮明に出ない、そして、捺印後に朱肉を拭き取ろうと思っても、綺麗に拭き取れない事もあるのです。

基本的に、インターネットでの発注の場合には、リアルでの細かいチェックが出来ません。

技術の進んだ現代であれば、問題なく製作されるだろうと思っても、コストによっては、満足のいく印鑑が納品されない場合もあります。

そして、特に実印や銀行印は、官公署や金融機関に登録すると、その後は滅多な事がなければ、印鑑を作り直す、いわゆる、改印をすることはありません。

また、印鑑は今も昔も会社の顔です。

重要書類に捺印すると、相手もその印影をよく見ている事があります。

威厳や風格のある印影というのは、見ているとよく分かります。

そのため、会社の顔となり、末永く使っていく印鑑なので、出来る限り良質な印鑑を手配するようにしましょう。

必要な印鑑やゴム印を事前にリストアップしましょう

このように、会社設立時に必要な印鑑とゴム印がありますが、その中でも会社にとって必要でない印鑑やゴム印もある場合があります。

また、その他にも会社によっては準備した方が良い形式の印鑑やゴム印が必要となる場合も想定されますので、これから会社を設立される方は、事前に確認される事をおすすめします。