決算や確定申告業務は後回しになりがちです

個人事業者の方でも法人様の場合でも、決算や確定申告というと、申告期限の近くに、一気にまとめて処理をするケースが多く、いつも慌ただしいというお話をよく聞きます。

事務作業なので、売上と直結せず、どうしても、営業やマーケティング活動を最優先して、決算や確定申告は後回しとなってしまいます。

でも、決算・確定申告は毎年必ず到来します。

作業量とストレスを軽減する仕組みを作りましょう

その時に発生する作業量とストレスをどれだけ軽減できるのかが大切なポイントになります。

そこで、毎年自社で作業をされていらっしゃる場合は、次の手順で進めてみてはいかがでしょうか。

１、領収書・請求書の整理は毎日しましょう

日々お金を使うと、領収書や請求書などの経理に関わる証憑が手元に残ります。

財布の中に入れたままにしておくと、いつの間にか財布が膨らんで、領収書などで埋め尽くされてしまいます。

その段階で証憑を整理しようとすると、日付ごとわざわざ仕分けなければなりません。

この「仕分け」にかける時間は短縮すべきです。

そこで、その日の終わりに、その日にもらった領収書や請求書を財布やカバンの中から取り出し、その日の分として、管理しましょう。

２、会計データの入力タイミングを決めましょう。

エクセルの集計機能を使って会計データを入力される方や、freee・MFクラウド会計などのクラウド会計ソフトを使って入力されていらっしゃる方は多いです。

そして、この入力のタイミングをどうするのかがポイントです。

毎日した方が良いのか、毎週した方が良いのか、それとも、1か月に1回にした方が良いのか。

実際にパソコンやスマートフォンを起動して入力するにしても、ある程度まとめてやった方が効率的な場合があります。

領収書や請求書の枚数や取引内容等から、ご自身に合った入力のタイミングを決めましょう。

クラウド会計ソフトは業務の効率化に有効です

ところで、freee・MFクラウド会計などのクラウド会計ソフトでは、「データの自動連携機能」があり、インターネット上で一定の取引データを自動入力できます。

かなり利便性が高いので、ご利用を検討されていて、詳しい話をお聞きになりたい場合は、お気軽にお問い合わせ下さい。

なお、クラウド会計の利用にあたっては、freeeとMFクラウド会計のホームページをご確認されることをおすすめします。

３、領収書や請求書を保管しましょう

上記２で仕様した領収書を保管しましょう。

何もせず、そのままにしておくと、あとで見返そうと思っても、分からなくなってしまいます。

領収書綴りに貼りつけするなど、ご自身にあった保管方法を決めましょう　。

また、領収書や請求書に会計ソフトに入力した際の入力(伝票)No.を」メモして、後で見返しし易いようにしていらっしゃる方もいます。

そして、その保管している証憑は、必ず、法律で定められた期間は破棄せず保管して下さい。

４、定期的に経営数値をチェックしましょう

会計ソフトへの入力が終わると、その時点での経営数値が自動的に集計されます。

「貸借対照表」「損益計算書」などの数値や、過去の経営分析データを見る事ができます。

そこで、その数値を見ながら、業績を振り返り、今後の対策の検討をしましょう。

せっかく入力した内容を事業に活かさない手はありません。

経営者の立場として、業績目標を達成するための経営分析資料として活用して下さい。

５、その他分からない事がありましたら

お気軽に弊所までお問い合わせ下さい。

自社だけで確認しても難しい場合があります。

専門家にご相談した方が、時間やコストの軽減につながる場合があります。

早めのご連絡が業務効率を高める一歩となります。