売り手側での適格請求書等の保存義務

消費税インボイス制度実施後は、売り手側である適格請求書発行事業者は、

交付した適格請求書の写し及び提供した適格請求書に係る電磁的記録

の保存義務があります。

電子インボイス

適格請求書については次のいずれかの方法で交付できます。

書面

電磁的記録

そしてこの電磁的記録によるものが

電子インボイス

です。

電子インボイスの提供方法

・EDI取引：受発注に係るオンラインシステムを介した連絡

・電子メールでの送信

・インターネット上でのサイトを通じてのダウンロード等による提供

・記録用媒体での提供　等

売り手側での適格請求書に係る電磁的記録の保存方法

適格請求書発行事業者は、提供した電磁的記録を次のいずれかの方法で保存しなければなりません。

電磁的記録そのもの

電磁的記録を紙に印刷したもの

そして、紙に印刷せずに電磁的記録そのものを保存しようとする場合には、次の点に留意する必要があります。

1 .次の(1)から(4)のいずれかの措置を行わなければなりません。

(1) 適格請求書に係る電磁的記録を提供する前にタイムスタンプを付して、その電磁的記録を提供すること

(2) 次のいずれかの方法で、タイムスタンプを付すとともに、その電磁的記録の保存を行う者

　又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと

　① 適格請求書に係る電磁的記録の提供後、速やかにタイムスタンプを付すこと

　⓶ 適格請求書に係る電磁的記録の提供からタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合において、

　　その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかにタイムスタンプを付すこと

　③ 適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について、次のいずれかの要件を満たす電子計算機処理システムを使用して

　　適格請求書に係る電磁的記録の提供及びその電磁的記録を保存すること

　　(イ) 訂正又は削除を行った場合には、その事実及び内容を確認することができること

　　(ロ) 訂正又は削除することができないこと

　④ 適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、

　　その規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せてその規程の備付けを行うこと

2. 適格請求書に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム概要書の備付けを行うこと

3. 適格請求書に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、

    プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、

    整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと

4. 適格請求書に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと

   なお、国税に関する法律の規定による電磁的記録の提示又は提出の要求に応じることができるようにしているときは(2)及び(3)の要件が不要となり、

    その判定期間に係る基準期間における売上高が 1,000 万円以下の事業者が国税に関する法律の規定による電磁的記録の提示又は提出の要求に

     応じることができるようにしているときは検索機能の全てが不要となります。

  (1) 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索条件として設定できること

  (2) 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること

  (3) 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること 

適格請求書にかかる電磁的記録を紙で印刷して保存する際の留意点

整然とした形式

及び

明瞭な状態

で出力する必要があります。

適格請求書等の保存期間

適格請求書発行事業者は、交付した適格請求書の写し及び提供した適格請求書に係る電磁的記録を、

その提供した日の属する課税期間の末日の翌日から２月を経過した日から７年間、

納税地又はその取引に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければなりません。

まとめ

消費税インボイス制度において、売り手である適格請求書発行事業者は、

交付した適格請求書の写し及び提供した適格請求書に係る電磁的記録の保存義務があります。

そして、適格請求書を電磁的記録により提供した場合には、その提供した電磁的記録を

「電磁的記録のまま」、又は、「紙に印刷して」

 保存する必要があります。

なお、保存にあたっては一定要件があり、また、保存期間は、その提供した日の属する課税期間の末日の翌日から２月を経過した日から７年間、

納税地又はその取引に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければなりません。

そのため、自社が適格請求書に係る電磁的記録を提供した場合には、法律上の保存方法及び保存期間等を遵守しましょう。

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