本日から官公署も休みとなり、また、多くの会社で年末年始の休みが始まりました。

この期間にやりたい事をしたり、静養したり、大切な休暇の時間を過ごしていると思います。

ところで年明けの年始最初の出社時は、どうしてもなつみの感覚が抜けずに仕事に取り掛かるのが億劫になりがちです。

そのような中でも優先的に進めなければならないことがありますが、年始出社時に経理部門の方がやっておきたい事にはどのようなものがあるのでしょうか。

PC の動作確認、迷惑メール・ウイルスチェック

一番最初にすることがおそらくパソコンの起動です。

電源スイッチを ON にし、ID やパスワード等を入力してパソコンをいつも通り使える状態にします。

数日間以上パソコンを起動しないと、次回起動時に更新プログラムが実行されることがあります。

年始出社時にもこのような更新プログラムが実行される場合がありますがこの実行には通常以上の時間を要する場合があるため、

出社してすぐパソコンが使えない場合もあります。

また、情報セキュリティ上必ず気をつけておきたいことが迷惑メールやウイルスチェックです。

多くの会社では、ウイルス対策に関するソフト等のプログラムを全てのパソコンに事前に組み込んでいるので安心に思いがちですが、

そのプログラムをすり抜けるものも中にはあります。

そのようなメールに記載されているリンクをクリックしたり、添付ファイルを開いたりしてしまったら、大変なことになる場合があります。

そのため、会社の情報セキュリティポリシーに従い、迷惑メールやウイルスチェックの時間をもれなく確保しましょう。

年末年始の預金入出金状況の確認

令和4年は、金融機関の通常営業は12月30日金曜まで行われ、年始初日の営業は1月4日水曜です。

一部の金融機関で取り扱いが異なる場合があるかもしれませんが、令和4年中の入出金は12月30日までの所定時間内まで行われますが、

会社の年末年始の休みは12月30日前より始まっているケースが多いです。

そのため、年末までの入出金・1月以降の入出金状況がどのようになっていたのかは、経理担当者や経理責任者としては必ずチェックしなければなりません。

また、12月30日の相手先からの送金の着金が当日に間に合わず金融機関の翌営業日である、1月4日となっている場合も想定されます。

その他にも自動引き落としで設定されている入出金等の動きも正確に把握しなければならないため、年始業務開始時には、

インターネットバンキング等で年末年始の入出金状況のデータをチェックし、自社が想定していた入出金と相違や漏れがないかを把握します。

年末に準備しておいた年始業務開始時用の下書きメールの送信やデータの復元

年末時点で、年始に送信しようと考えているメールを事前に準備し下書きフォルダーに入れておき、年始に送信しようと予定している場合もあります。

また、年始の業務開始時から着手しては間に合わないような業務は、年末の段階である程度進めて、年末に作成したデータを年始に復元して使用することもあります。

年始の業務がスムーズに行くように前年末の段階である程度準備をしておくのは大切なことです。

そして、この準備したことを年始の業務開始時に一つ一つ実行に移していけば、ストレスなくスムーズに進みます。

まとめ

経理担当者や経理責任者として、年始の業務開始時にやるべき事として知っておきたいのは、次の3つです。

1.PC の動作確認、迷惑メール・ウイルスチェック

2.年末年始の預金入出金状況の確認

3.年末に準備しておいた年始業務開始時用の下書きメールの送信やデータの復元

ちろん、上述以外にもやるべき業務はありますが、これらの業務を、年始初日にしておけば、その後の業務が、スムーズに進みます。

休み明けの年始初日の業務をスマートにこなして、新年の幸先の良いスタートアップに繋げましょう。

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