経理担当者が退職する事が決まると、その人の退職日までに業務の引継ぎを終え、退職後は、後任の人達で今まで通り業務を回していかなければなりません。

そこで、後任者を決めて、その人がやるべき業務を引き継いでもらいますが、その後任者が一人ではなく、二人以上になる場合があります。

例えば、

後任の人員を補充するための採用活動が難航している。

会社の方針として、経理担当者の欠員補充は行わない。

というケースがあります。

もちろん、新たに採用された後任者にそのまま引き継げれば良いのですが、なかなかうまくはいきません。

そして、どのような形にしても、後任者へ業務を引き継ぎますが、この際に会社としては心掛ける事があります。

後任者には、具体的に、明確に退職者の担当業務の引継ぎをする

これはどのような事かというと、例えば、後任者を当面は二人とする場合に、次のような事があります。

支払業務を行うにあたり、

後任者A：取引先や社内担当者から請求書を取りまとめる

後任者B：インターネットバンキングへ支払データを登録する

という事があります。

退職前は、上述の業務を一人の経理担当者が対応していたものを、AとBに業務を振り分けるとすると、Aが入手した請求書をいつ、どのような方法でBへ渡すのかという事を

決めておかなければなりません。

もちろん、業務の引継ぎ時に、AからBへの書類やデータの受け渡しの方法を決めていたとしても、次のような事も想定されます。

請求書が多量に送付されるため、まとめてAからBに渡すとＢのデータ登録をする日の業務量が多くなりすぎるので、半月毎や10日毎に区切って渡した方が良い事もあります。

今までは、経理担当者1名が自分のペースで進めているので、適宜支払データを登録していたとしても、そこまでの内容が引き継がれない場合もあります。

そのため、支払業務が滞らないように、いつ、どのような方法でＡとＢの業務の受け渡しを

具体的に、

明確に、

しておかなければなりません。

また、次のような事も考えられます。

後任者が以前から在籍している二人の場合で、上司がその二人に担当業務の引継ぎをする旨指示する事があります。

後任者が引き継ぎ可能な業務量にもよりますが、どうしても、自分では許容量を超える、または、荷が重いようなものは引き継ぐのが億劫になりがちです。

また、内容によっては、その後任者Ａでは対応できるところ、Ｂでは難しくても、ＡＢ双方でお互いの引き継ぐ業務を決められない事もあります。

そのような際に、上司がその二人に分担して引き継ぐように指示していたとしたらどうなるのでしょうか。

上司としては、二人に引継ぎを依頼したので、その二人で分担しているはずと思っていても、その二人であるＡＢの間では、

Ａ：きっとＢがやってくれるか、上司が今後指示を出してくれるはず。

Ｂ：きっとＡがやってくれるか、上司が今後指示を出してくれるはず。

と思うかもしれません。

すると、実際に引継ぎ業務が始まった段階で、ABともに着手していない業務があるかもしれません。

AもBも悪気はなく、上司も大丈夫だろうと思っていたところ、誰もしていない業務が散見するようになることもあります。

そのため、このようなケースでは、上司が具体的に、AとBが引き継ぐべき業務を明確に本人に伝え、業務の抜け漏れがないように伝えなければなりません。

人間心理として、自分がやらなくても他の人がやってくれると思ったり、言わなくても相手には通じているだろうと考えることがあるかもしれません。

しかし、明確に伝えなければ、相手には響かず、理解してもらえない事もあります。

そのため、後任者には、「具体的に・明確に」引き継ぎましょう。