税理士 佐藤充宏
令和３年度の税制改正により、電子帳簿保存法が改正され、その施行日が令和4年1月1日からとなっています。
そして、この改正により、電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、電磁的記録を出力した書面等を保存する措置は廃止され、
その電磁的記録であるデータを保存しなければならないこととなりました。
ところで、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存が法律上必要となりますが、その保存にあたっては、少人数経営等のため、
請求書等をメールで受領した場合のデータ保存用のシステムやソフトウエアは導入していないケースが多くあり、保存方法では気になる点がいくつもあります。
そこで、今回は、請求書等のデータをメールで受領した場合に想定される保存方法等をご案内します。
目次
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に関する法律の規定
電子取引と電磁的記録について
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 ※最終改正日：令和03年03月31日
第2条 定義
この法律において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
～
～
三 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式（第5号において「電磁的方式」という。）で作られる記録であって、
電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
～
五 電子取引 取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。
～
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 ※最終改正日：令和03年03月31日
第7条 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存
所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、
当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存方法例について
１、 請求書データのファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例） 2022年（令和４年）1月20日にA商事㈱から受領した330,000円の請求書データの場合
⇒「20220120_A商事㈱_330,000」
なお、上述以外に、索引簿を作成して、請求書等データを検索する方法による事も可能です。
※索引簿の項目例
連番 日付 金額 取引先 備考
① 20220205 110,000 A商事㈱ 請求書
② ～ ～ ～ 領収書
③ ～ ～ ～ 見積書
また、索引簿のサンプルにつき、国税庁ホームページからもダウンロードできます。
２、任意のフォルダに格納して保存する。
フォルダ名称例：
取引の相手先
各月
３、 法律で規定している「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を定めて運用する
この規程は、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の真実性を確保する観点から必要な措置として要件とされたもので、どこまで整備すればデータ改ざん等の
不正を防ぐことができるのかについて、事業規模等を踏まえて個々に検討する必要がありますが、必要となる事項を定めた規程です。
なお、この規程のサンプルは、国税庁ホームページからダウンロードできます。
なお、 税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータを提出する事になります。
その他
判定期間に係る基準期間の売上高が 1,000 万円以下であり、上記のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、上述１の設定は不要です。
まとめ
電子帳簿保存法の改正に伴い、電子取引の取引情報に係る電磁的記録のデータ保存用のシステムやソフトウエアを導入していない場合で請求書等を
メール等で受領した際のデータ保存方法等につき、一部書式サンプルが国税庁サイトからダウンロードできますので、適宜活用しましょう。
出典参考資料：
国税庁
問12 妻と２人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにＰＤＦの請求書が添付されて送付されてきました。
一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。
