マイナンバーは特定個人情報といわれますが、この特定個人情報については、どのような取扱いになっているのでしょうか。

マイナンバーは特定個人情報

マイナンバーにある個人番号やその内容に含む個人情報の事を「特定個人情報」といいます。

なお、個人情報とは、生存する個人に関する情報で、この情報に含まれる氏名や生年月日その他の記述により、特定の個人が識別することができる情報をいいます。

そして、この特定個人情報については、その利用目的を超えて利用してはならず、法律において厳格に定められています。

マイナンバーの提供を受けた会社等が特定個人情報を取り扱う際に気をつけなければならない事項

会社では、その従業員から、社会保障や税金に関する手続きでマイナンバーを含む特定個人情報を取り扱いますが、

どのような点に注意しなければならないでしょうか。

1.　特定個人情報の取得

社会保障や税に関する手続きといった法律で規定されている事務をする場合に限り、従業員等にマイナンバーの提供を求めることができます。

そのため、その目的以外のものでマイナンバーの提供を求めることは認められていません。

2.　特定個人情報の利用と提供

社会保障や税に関する手続の際の書類に、従業員等のマイナンバーを記載して官公署等に提出する場合のみ、マイナンバーを利用・提供することができます。

3.　特定個人情報の安全管理措置

特定個人情報であるマイナンバー漏えいや滅失等の防止やその他適切な管理を行うために、必要かつ最適な安全管理措置を講じなければならず、

そして、従業員の監督も行わなければなりません。

そのため、社内でマイナンバーの取扱担当者を明確にし、その担当者以外がマイナンバーを取り扱わないようにしなければならず、

また、特定個人情報が記載された書類については、施錠ができる棚に保管しなければならない等の措置を講じなければなりません。

4.　特定個人情報の保管及び廃棄

従業員等から提供を受けたマイナンバーは、毎年の源泉徴収票等の作成のために、継続的に利用するため、特定個人情報を継続的に保管することが認められているように、

特定個人情報は、社会保障や税に関する所定の手続を行う必要がある場合に限って、継続的に保管することができます。

そのため、従業員の退職等の事由が発生し、社会保障や税に関する所定の手続する必要がなく、法律で定められている保存期間を経過した場合等は、

マイナンバーを可能な限り、速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

まとめ

特定個人情報であるマイナンバーの取り扱いにあたり、その取得、利用と提供、安全管理措置、保管及び廃棄等に関して、法律で定められていますので、

マイナンバーを取り扱う場合には、法律を遵守しなければなりませんのでご注意ください。