段取りが物事の成否を決定します

何事も、一つの事にチャレンジするには、事前の準備が大切です。

スケジュール通りに段取りを決めて、ゴールに向けてやるべき事、出来る事をしていけば、成功の確率はより100％に近くになります。

逆に言い換えると、行き当たりばったりで、何の準備もせず、自分の能力を過信して、明らかにできない事に挑むと、成功確率は低いものとなります。

そのため、きちんとスケジュールを決めて、日々やるべき事を怠らずにやる事が大切です。

スケジュール通りには進まない事もあります

やるべき事を手帳や端末のスケジュール機能に記録している人はかなり多いと思います。

可視化でき、漏れや誤りを防げるので、大変便利です。

ところで、スケジュールを埋め方は千差万別です。

スケジュールをざっくりと決める人、スケジュールを隙間なく埋める人、スケジュールは出来るだけ設定しない人。

スケジュールを見てみると、同じ会社で働いている人でも、埋め方が違うはずです。

しかし、このスケジュールというのは、予定通り進まない事もあります。

会議であれば、同席者もいて、進行によっては、新たな議題も出て、5-10分オーバーしてしまう事もあるかもしれません。

もちろん、時間通りに会議でやるべき事を終わらせるのは大切なことであり、技術も必要で、時間管理をきちんとできないのは課題となってしまいますが、予期せぬ事が発生して、想定していた以上の時間がかかる事を全て防止する事は出来ません。

どのような人も、スケジュール設定の際に、この時間の「余白」を考慮できるようにする必要があります。

一日にやるべき事をたくさん織り込んでも、そのうちの一つのタスクに予定以上の時間を取られてしまう事はあります。

すると、他のタスクがこなせなかったり、場合によっては、より優先的にしなければならないタスクをするための時間を確保できないといった事にもなりかねません。

また、スケジュールをざっくりと入れている人が良いかというと、その余白時間以上の分も織り込んでいる事があります。

すると、その人が一日にこなせるタスクは少なく、それ以上のタスクをこなしている同等の職位の人と比較すると、成長スピードに差がついてしまいます。

スケジュールをきっちり埋める人、ざっくりと埋める人、その他の人がいますが、どのケースでも、そのタスクに合った予定時間をスケジュールに織り込んで、次のスケジュールとの間隔に少し余白を持たせるのが良いです。

スケジュールに余白を持たせるメリット

公私ともに、てきぱきと動いて、休みを惜しんで行動している方が性に合っているという人がいます。

一方で、ゆったりと、自分のペースで落ち着いて行動する人もいます。

どちらも、その人の個性であり、長所でもあります。

しかし、どちらのケースでも、想定外の事に時間がかかり、その後の予定に支障をきたすような事になれば、ストレスを感じるものです。

そこで、その人の特徴に応じて、スケジュールに余白を設けると、そのようなストレスを軽減できます。

適度なストレスは自分の成長にとって必要ですが、余計なストレスは成長の阻害要因にもなります。

そして、余白を持たせると、その時間に次のタスクへの心の切り替えが出来、余裕をもってタスクに取り掛かる事が出来、効率的に進む場合があります。

また、余白が想定以上にあった場合に、無駄な時間、もったいない時間と考えるのではなく、そのような時間があった際にやるべき事をあらかじめ準備しておけば、上手な時間活用が出来ます。

スケジュールに余白を設けるのは勇気のいる事ですが、余白のメリットもありますので、適切な余白の時間を設定すれば、そのメリットを感じられるはずです。

まとめ

スケジュールを決める事は、タスク毎のゴールが明確になり、そして、成功確率も上がります。

しかし、隙間時間のないスケジュール設定は、想定外の事態が発生した場合には、その後の予定にも支障が出て、ストレスを感じてしまいます。

人によって、時間感覚は異なり、スケジュールの埋め方も十人十色ですが、その人に合った形で、スケジュールの適切な「余白」を設定して、その余白時間を戦略的に活用するようにしましょう。