新年の業務初日が到来します

昨年末から年末年始の休みを取っていても、あっという間に新年になり、業務初日を迎えます。

そして、今年は、1月6日から業務初日を迎える方も多いと思います。

1月6日の朝になると、少し億劫な感じで会社に出社し、業務の感覚を取り戻している方もいらっしゃるはずです。

そこで、今回は、業務初日から1月中に経理でやるべき4つのポイントをご案内します。

A 年末年始の金融機関口座の入出金明細をチェックする

今年は、暦の関係から、新年は1月6日が多くの金融機関の口座で資金が動く日になります。

昨年末は、12月30日が多くの金融機関が最終営業日でしたが、年末年始の場合は、入出金が数日前倒し又は後倒しになります。

また、昨年12月30日には既にお休みに入っている会社も多いため、新年業務初日では、昨年末の入出金の動きをまだ把握していない場合もあります。

そのため、年末年始の金融機関口座の入出金の動きを、通帳記帳またはインターネットバンキング等で確認するようにしましょう。

年末の段階で年越しの事業資金がマイナスにならないように各社では確認しているはずですので、年始には、想定通りの入出金になっているのかを確認するのです。

なお、通常年末年始での入出金には毎月末と同様に次のようなものがあります。

出金の場合
・社会保険料
・光熱費・税金等の公共料金
・通信費
・家賃
・取引先への経費等の支払

入金
・売上代金

そのため、毎月末に事業資金が動くものと、年末年始にのみ事業資金が動くものをリストアップし、きちんと入出金額に反映されているのかを確認しましょう。

新年業務初日の金融機関口座の入出金明細チェックは経理の必須業務です。

B 請求が月末締めの会社の場合には、昨年12月分の売上金額を集計して請求書を発行する

売上代金を得意先へ請求するにあたり、売上の都度請求入金のある会社以外では、通常、締め日を設けてその締め日までの一定期間に発生した売上代金を得意先へ請求します。

そして、月末締めの会社であれば、当月1日から月末までの売上代金を翌月初には集計して請求書を発行する手配をします。
(当月末日までにこの手配を済ませる会社もあります)

そこで、年末年始が間に入ると、年始には、昨年12月分の請求の締め処理をしなければなりません。

また、得意先では、請求書の入手期限を設けている場合もあるので、その期限に間に合うように請求書を発行しなければなりません。

ところで、得意先では、請求書の入手期限をなぜ設ける事があるのでしょうか。

その大きな理由として、

「月次決算の数値や資金繰りに反映させる」

という事があります。

今では、多くの会社が毎月の経営数値を出来るだけ早い時期に集計して、今までの振り返りや今後の経営判断の参考数値にします。

そのため、得意先自身の売上金額は自社なので早めに集計しようと思えばなんとかする事が出来ますが、取引先から入手する請求書は、取引先の都合による部分が出てきてしまいます。

そこで、取引先等の外部から入手する請求書で翌月以降に発行されるものは、一定のルールを設けて、請求書を早めに入手するのです。

また、資金繰りを計画する上での数値集計をするために、取引先からの請求書を入手する事も必要だからです。

C 自社内部での締めの業務をする

得意先への請求を優先するために、売上代金の請求書を発行する手続きが問題なければ、その他にやらなかければならない事が、自社内で必要な締めの業務をおこなうという事です。

これも、毎月月初におこなっている業務を思い浮かべてもらえば良いですが、代表的なものに、前月末の給与計算があります。

多くの会社では、給与計算を行なう際には、締め日を設けています。

例えば、当月1日から月末までの勤務実績に基づいて、その分の給与を翌月15日に支払うといった場合には、翌月月初には勤怠データを集計して給与計算を行います。

年末年始であれば、昨年12月分の勤怠データを1月月初に集計する事となるため、年初業務早々に取りかかる会社もあります。

D 自社の月次決算業務をする

今は、クラウド会計などの経理や会計に関するIT環境が整備・発達しているため、経理・会計処理は大幅に改善・効率化され、早めに経営数値を集計する事が出来るようになっています。

そのため、多くの会社では、自社の毎月の決算値を早めに集計・分析して、これからのマーケティングや営業活動などに活用するようになってきています。

そして、当月分の月次決算を翌月初には集計完了するケースも少なくありません。

そこで、年末年始を挟んだ場合には、年始月初に昨年12月分の決算業務をする事になります。

また、12月決算の法人や個人事業者であれば、1事業年度の数値が確定する時期になりますので、通常の月次決算だけでなく、年次決算として、決算処理も織り込んだ上で経営数値を集計させる必要があります。

年始は稼働日数が少ないため、効率的に、かつ、誤りのないように業務を進めましょう

このように、新年1月は、やらなければならない事が目白押しですが、稼働日が少ないです。

そのため、スケジュールを事前に組んで、1月の業務初日からやらなければならない事を漏れなく、そして、誤りのないように効率的に進めて、新年の幸先の良いスタートアップにするようにしましょう。