税理士 佐藤充宏
電子帳簿保存法の改正により、令和4年1月1日以降は、メールやインターネットでのダウンロード、クラウド上にある請求書や領収書等のデータについては、
書面での出力保存は認められず、データでの保存をしなければならないという概要のもとで、会社側でのデータ保存要件が変更になります。
そこで、改正後も、データを出力して書面で保存した場合には、保存要件を満たさないことになるので、
青色申告の承認の取り消し
となってしまうのかと気になります。
そして、以前に国税庁にて、「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 」にて、次のようなQ&Aが掲載されました。
問42 電子取引の取引情報に係る電磁的記録について保存要件を満たして保存できないため、全て書面等に出力して保存していますが、
これでは保存義務を果たしていることにはならないため青色申告の承認が取り消されてしまうのでしょうか。
また、その電磁的記録や書面等は税務調査においてどのように取り扱われるのでしょうか。
そして、これに関する回答が、
【回答】
令和４年１月１日以後に行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、その電磁的記録を出力した書面等による保存をもって、当該電磁的記録の保存に代えることはできません。
したがって、災害等による事情がなく、その電磁的記録が保存要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ます。
なお、青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上、
その適用を判断しています。
また、その電磁的記録を要件に従って保存していない場合やその電磁的記録を出力した書面等を保存している場合については、
その電磁的記録や書面等は、国税関係書類以外の書類とみなされません。
ただし、その申告内容の適正性については、税務調査において、納税者からの追加的な説明や資料提出、取引先の情報等を総合勘案して確認することとなります。
とあり、一定の場合には、青色申告の取り消し対象となり得るとの事です。
もちろん、諸事勘案の上判断されますが、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件を満たさなければなりません。
また、例えば、メールの添付ファイルで受領した請求書データを書面出力して保存した場合には、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件を満たしていないので、
その電磁的記録や書面等は、国税関係書類以外の書類とみなされないので、その請求書に基づいて支払をしたとしても、
経費としては認められないかという気になる点が出てきます。
そこで、このQ&Aについては、問い合わせが多くあったという事で、令和３年11月12日付で国税庁ホームページでは、
で、次のような補足説明をしています。
補４ 一問一答【電子取引関係】問 42
【補足説明】
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務に関する今般の改正を契機として、電子データの一部を保存せずに書面を保存していた場合には、
その事実をもって青色申告の承認が取り消され、税務調査においても経費として認められないことになるのではないかとの問合せがあります。
これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、
保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、
直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。
上述のように、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件を満たしていなくても、
・その取引が正しく記帳されて申告にも反映されている
・保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できる
という場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、
・直ちに青色申告の承認が取り消されるものではない。
・金銭の支出がなかったと判断されない。
との事です。
もちろん、法令上の要件に従って保存をしなければならず、個別の状況に応じてその取扱いが判断されますので、
前提として、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件を満たす必要があります。
まとめ
令和4年1月1日から実施される電子帳簿保存法の改正による、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件を満たしていない場合の
青色申告の承認取り消しの取り扱い等の補足説明につき、令和3年11月12日に国税庁HPにて公表されました。
その中の一部で、
従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、
保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、
直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。
と掲載されましたが、前提としては、法令上の要件を満たさなければなりませんので、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件を満たす運用にしましょう。
