仕事をしていると、想定以上に時間がかかりすぎてしまう事があります

デスクワークに限らず、現場での作業をするにしても、単純作業にも関わらず、思っていた以上に時間がかかり過ぎる事があります。

経理のデスクワークでいえば、領収書を見て、パソコンにデータ入力をして、その後は領収書を整理する一連の作業にも関わらず、時間がかかってしまうことがあります。

そして、繁忙時になると、日常業務以外にやるべき事が増え、より時間がかかってしまい、担当者のストレスにもなります。

そこで、この時に考えなければいけないのが、なぜ時間がかかってしまうのかという事を考えながら、実際の動きを一つ一つ確認しながら振り返るのです。

すると、先程の例でいえば、次のような事があるかもしれません。

データ入力前の領収書が収納されている場所が部署毎に分かれていて、それを取りにいかなければならない。

領収書をまだ提出していない社員へ督促をして回収しなければならない。

データ入力後の領収書を保管する場所が遠くにある。

といった事があります。

時間がかかりすぎる原因の一つである、「ムダな動き」を解消しましょう

上記の例のように、時間がかかり過ぎる場合には、その原因を取り除く必要があります。

解消例をご紹介します。

(ムダな動きの原因)データ入力前の領収書を入手するために各部署に取りに行かなければならない

(解消方法1)経理部署に各部署から領収書を持ってきてもらい、特定のスペースにまとめる。
※特定のスペースでは、取引内容や支払内容毎に分けた状態で置いてもらったほうがその後の作業の効率がより上がります。

(解消方法2)所定の期限までに領収書を持ってきてもらう。

領収書の入手方法は、メールや郵送があるかもしれませんが、経理部署の場合には、日々の取引を速やかに集計して、毎月又は定期的に経営数値を集計しなければなりません。

各部署で経理データを入力する場合も会社の規模等によってありますが、データ入力に限らず、領収書も所定の期限までに提出してもらって、経営数値の集計スケジュールに間に合わせるようにしましょう。

(ムダな動きの原因)データ入力後の領収書を保管する場所が遠くにある

(解消方法)領収書を保管する場所を近くに変更するか、又は、保管する場所に近いところに担当者の席を移動する。

領収書の保管場所が近くにあるのか、遠くにあるのかによって、業務効率は全く異なります。

担当者から近い場所にあれば、担当者の移動時間が抑えられます。

そして、領収書がある程度溜まってきたら、「まとめて」領収書を別の保管場所に移せば良いのです。

今では、経理担当者の方の人数も少数精鋭となってきています。

限られた人員の中で、各々の効率を上げる配置というのが大切です。

もちろん、その他にも多くの解消方法がありますが、大切なのは、このように、自社に合った導線を整えるという事です。

断捨離も大切ですが、導線を整えましょう

仕事が効率的に回らないその他の原因としては、不要な書類があったり、必要のない作業があったりする事もあり、その原因を「断捨離」という事で、不要な書類を処分したり、必要のない作業をなくすといったこと出解消出来る場合もあります。

もちろん、断捨離も効率化の提案内容としては取り上げられる事が多いですが、この導線を整えるという事で、業務効率が大幅に改善されます。

そして、導線を整えるには、実際に図で書いてみて、その導線で上手く回るのかを検討する必要があります。

導線というからには、「導く線」というように、流れが導かれるように、線が引かれて滞らないようにする事が大切です。

導線の配置箇所にダンボールや箱が置かれていて、その導線を遮っている場合には、その導線は成立していないという事です。

飲食店であれば、従業員がお客さんに対して接客をする際に、導線が遠回りとなるような配置となっていたらどうなるのでしょうか。

オーダーを取るのに時間がかかるだけではなく、料理を提供するにも時間がかかり、その分顧客満足度は下がることになります。

また、これは厨房内についてもいえる事です。

調理場所と洗い場の配置は、開店前に決めてしまうので、変える事が出来ませんが、厨房内にある厨房用品の配置を変えるだけで、従業員の動きが効率的になる事もあります。

これは、包丁の置き場所を数十センチ移動するだけでも変わります。

 

加えて、大切な事が、お客さんを店内に案内する時の導線です。

入店時に、足元に段ボールが置いてあったり、空き瓶があったりすると、不満に思うお客さんもいらっしゃいます。

限られた店内スペースの中でやりくりしている事ではありますが、お客さんが席に着くまでの導線が整っているのかどうかで満足度も変わってきます。

それは、その他にもあります。

トイレに行く時、

オーダーする時、

料理や飲み物を提供してもらう時、

お客さんが動くときはもちろん、着席している時も、従業員の動く導線がストレスに感じる事もあります。

 

このように、お客さんは、美味しい料理に対して相応の値段を払うだけではなく、入店してから退店するまでの雰囲気やサービス、そして、導線などを総合した値段を支払っているのです。

導線が整っていない店舗で過ごすという事は、お客さん側にとっては、ストレスに感じる事があります。

お客さんは満足度に対してお金を支払います。

値段以上の満足度があれば嬉しく思い、値段以下の満足度であれば残念に思います。

そして、ストレスをもし感じてしまったら、そのお客さんはきっとそのお店には二度とこないと思います。

次回は競合店舗に足を運んでいるかもしれません。

それくらい、導線というのは大切であり、その導線に対する満足度は、お客さんだけでなく、従業員も感じる事なので、経営者は、従業員の意見も取り入れながら、考えなければなりません。

そのため、どんな仕事でも、導線を整えるというのは必要であり、そして、その作業は一回だけして終わりではなく、継続して整えるのが良いです。

というのは、日々仕事をしていると、いつも同じ作業をしているわけではなく、季節的に変更になったり、新たな業務が始まったり、取りやめる業務が出てきたりすると、仕事の流れが必ず変わります。

仕事の流れが変わるという事は、それに応じた導線が必要になるのです。

必要ではなくなった導線もあれば、新たに追加しなければならない導線、導線のひき方を変更しなければならない場合などが出てくると思います。

これらの事から、導線を意識する必要があるのです。

そして、導線を整える事を考えていると、実際の業務自体の見直しをしたり、今まで見えなかった事が見えてきたりと、想定外のプラス効果があります。

導線を変更する事により、ムダな時間がなくなったり、コストが削減されたりする事もよくあります。

弊所ブログ独自の3つの考察ポイント

導線の整え方については、色々な視点からアドバイスがされることがありますが、次のような留意すべき点が3つあります。

1、優先順位を付ける

導線を整えるといっても、やるべき事がいくつかありますが、それを全て同時進行で行うのはおすすめできない場合があります。

例えば、Aという導線を整えた後でないと、Bという別の導線を整える事が出来ない場合には、AとBを同時進行しても非効率であり、時間がかかってしまいます。

また、別の例でいえば、緊急度の高いものと低いものがあった場合には、低いものを先に取り掛かっても成果がそんなに上がりませんので、緊急性の高いものから対処し、順次緊急性が低いものに取り掛かるようにしましょう。

2、導線を変更する事により、その他のスペースへの影響が出るのかを事前に精査する

例えば、ある場所に山積みされていた段ボールが導線の邪魔をしていて、別の場所に移動させたとして、その移動後の場所の導線が悪くなっては意味がありません。

そのため、導線を変更する場合には、その変更の対象となった場所だけでなく、その他の場所にも影響が出るのかといったように、全体最適化を考えて対応するようにしましょう。

3、必要以上に導線を気にしない

導線は、その時の状況により、ベストな導線が異なります。

従業員の増員をすれば、それに見合った導線があり、設備を入れ替える場合には、入れ替え後の設備に応じた導線というものがあります。

そして、それに応じて導線を変更したとしても、はたして、それが最適なものかは実際に運用してみないと分からず、また、全員の主観も様々ですので、全員の意見を取り入れすぎずに、必要以上に導線を意識し過ぎないようにしましょう。

 

これらの独自ポイントを抑えて、効率的に導線を設計するようにしましょう。

導線を整えて、ストレスがなく、快適に仕事をしましょう

働き方改革が注目されてはいますが、それでもまだまだ一日の中で仕事をしている時間は長いです。

そのため、仕事をしている時間をどれだけ減らして、質の高い仕事をする事を追求する事が大切です。

そして、仕事をするのであれば、ストレスがなく、快適に過ごす事が一番です。

導線を整えるという行動が、一人一人の生活の質を高め、人生を豊かにします。

年末になると、色々と忙しくなりがちです。

その前に、今のうちに、導線を整えてみてはいかがでしょうか。