消費税インボイス制度においては、売り手側と買い手側で適格請求書等の保存義務がありますが,

どのように保存して良いのか分かりにくいところがありますので、今回はまず、売り手側の適格請求書保存に関わる内容をご紹介します。

保存義務

交付した適格請求書の写し及び提供した適格請求書に係る電磁的記録の保存義務があります。

交付した適格請求書の写しに該当するもの

・交付した書類そのものを複写したもの

・その適格請求書の記載事項が確認できる程度の記載がされているもの

　例)　適格簡易請求書に係るレジのジャーナル

　　　 複数の適格請求書の記載事項に係る一覧表や明細表等

電磁的記録による保存について

自己が一貫して電子計算機を使用して作成した適格請求書は、その写しを電磁的記録により保存することも認められています。

そして、この保存については、電子帳簿保存法に準じた方法による保存が必要です。

また、その電磁的記録をそのまま保存しようとするときには、次の対応をする必要があります。

(適格請求書に係る電磁的記録を紙に印刷して保存する事も認められますが、その場合、整然とした形式及び明瞭な状態で出力する必要があります。)

① 次のイからニのいずれかの措置を行うこと

イ 適格請求書に係る電磁的記録を提供する前にタイムスタンプを付し、その電磁的記録を提供する。

ロ 次に掲げる方法のいずれかにより、タイムスタンプを付すとともに、

　その電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておく。

　・ 適格請求書に係る電磁的記録の提供後、速やかにタイムスタンプを付す。

　・ 適格請求書に係る電磁的記録の提供からタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合において、

　　その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかにタイムスタンプを付す。

⇒イ及びロは、電磁的記録について「タイムスタンプを付す」必要があるというイメージで考えましょう。

ハ 適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について、次のいずれかの要件を満たす電子計算機処理システムを使用して

　 適格請求書に係る電磁的記録の提供及びその電磁的記録を保存する。

   ・ 訂正又は削除を行った場合には、その事実及び内容を確認することができること

   ・ 訂正又は削除することができないこと

⇒ハは、電磁的記録について、「所定の要件を満たすシステムを使用する」必要があるというイメージで考えましょう。

ニ 適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、

     その規程に沿った運用を行い、その電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行う。

⇒二は、電磁的記録について、「訂正削除防止に関する事務処理規程を定める」必要があるというイメージで考えましょう。

② 適格請求書に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム概要書の備付けを行う。

⇒⓶は、電磁的記録について、「システム概要書等を備付ける」」必要があるというイメージで考えましょう。

③ 適格請求書に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、

　プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、

　整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておく。

⇒③は、電磁的記録について、「操作説明書の備え付け、ディスプレイ及び紙への出力性を確保する」」必要があるというイメージで考えましょう。

④ 適格請求書に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと

ⅰ 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索条件として設定できること

ⅱ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること

ⅲ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること

⇒④は、電磁的記録について、「検索機能を確保する」」必要があるというイメージで考えましょう。

なお、 国税に関する法律の規定による電磁的記録の提示又は提出の要求に応じることができるようにしているときはⅱ及びⅲの要件が不要です。

また、その判定期間に係る基準期間における売上高が 1,000 万円以下の事業者が国税に関する法律の規定による電磁的記録の提示又は

提出の要求に応じることができるようにしているときは検索機能の全てが不要となります。

タイムスタンプとは

ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。

タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、

タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認できます。

総務省ホームページより

まとめ

売り手側である適格請求書発行事業者は、交付した適格請求書の写し及び提供した適格請求書に係る電磁的記録の保存義務があります。

そして、電磁的記録による保存をする場合には、電子帳簿保存法に準じた方法による保存が必要であり、所定の要件を満たす必要があります。

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