年末調整というと、毎年11月頃から、扶養控除申告書や保険料控除申告書・配偶者控除申告書等を従業員に渡し、従業員に記入してもらった申告書や保険料の控除証明書、そして、住宅ローンの控除に関する書類等を預かって、年末調整を実施するというのが、総務経理担当の方が行う業務になります。

毎年1回の事なので、昨年どのように進めたのかを思い出しながら、その年の改正点等を織り込んで年末調整をする担当者の方が多いと思います。

しかし、従業員の方にとっても、年に1回の手続きなので、ついつい保険会社からの控除証明書を紛失してしまったり、申告書の記入誤りをしてしまう事もあります。

そして、総務経理担当者と従業員双方にとって、紙(ペーパー)でやり取りをしながら進める事もあり、年末調整は少し億劫な手続きと考えてしまう方もいらっしゃいます。

年末調整の電子化が令和2年分から始まります

そこで、この年末調整をITを活用して、電子化にて進めるという動きが、この令和2年分から始まりますので、こちらのブログでは、どのような年末調整の電子化の内容となっているのかをご案内します。

まずは、年末調整手続が電子化された場合は、次のような手順となります。

従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領します
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従業員が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェアに、住所・氏名等の基礎項目を入力し、保険会社等から受領した電子データをインポート（自動入力、控除額の自動計算）して年末調整申告書の電子データを作成します
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従業員が、上記の年末調整申告書データ及び保険会社等からの控除証明書等データを勤務先に提供します
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勤務先の会社が、従業員から提供された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算します

具体的な従業員と勤務先の会社の対応は別途お知らせしますが、今まではペーパーでやり取りしていたのを、電子媒体でやり取りするのがポイントです。

そのため、従業員側と会社側の双方で次のようなメリットが出る事が想定されています。

従業員側のメリット

1、今まで手書きにより年末調整関係書類の記入をしていた作業を省略でき、書類作成の手間を軽減できます。

2、書面による郵送等で提供を受けた保険料の控除証明書等を紛失した場合は、保険会社等に対して、再発行を依頼していましたが、その対応が不要となります。

なお、マイナポータルを利用すれば、複数の保険料控除証明書等を一回の作業で取得する事も出来ます。

会社側のメリット

1、従業員が年末調整控除申告書作成用ソフトウェアで作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要となります。

2、控除証明書等データを利用した場合、添付書類等の確認に要する事務が削減されます。

3、従業員が年末調整申告書作成用のソフトウェアを利用して控除申告書を作成するため、記載誤り等が減少し、従業員への問合せ事務も減少することが期待されます。

4、書面による年末調整の場合の書類保管コストも削減することができます。

年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）とは？

ところで、上記のご説明の中で、年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）という言葉が出てきましたが、これはいったいどのようなものなのでしょうか。

それは、年末調整に関する申告書について、従業員が控除証明書等データを活用して簡便に作成し、勤務先に提出する電子データ又は書面を作成する機能を持つ、国税庁が無償で提供するソフトウェアの事です。

そして、多くの会社が今まで使用している給与システムがこの年調ソフトに対応している必要がありますので、その確認が必要になります。

まとめ

年末調整の電子化の概要は上記のとおりです。

実際に導入するには、事前にスケジュールを区切ってやるべき項目を一つずつクリアする必要がありますが、従業員と会社の双方にとってもメリットがあります。

今までと異なった事をするため、導入時点ではいくつかの確認が必要であったり、最初だけ手間のかかる部分はあると思いますが、年末調整の電子化を活用して、正確かつ効率的な年末調整手続きを進めるようにしましょう。