やるべく事は日々発生します

毎日の生活や仕事の中で、やるべき事は、その都度発生します。

朝食を作る

出かける支度をする

仕事をする

昼食をとる

帰宅する

夕食を作る

風呂に入る

読書をする

睡眠を取る

日頃の一つ一つの動作は、自分が無意識のうちに行っているものもあります。

生きるために欠かせないこと、仕事をする上で必要なこと。

これら一つ一つの事がクリアされていないと、そのタスクが溜まってしまう、又は、二度と達成できない事になります。

業務上のタスクを解消するコツをご紹介します

ところで、仕事をしていると、どのような立場の人でも、その日にやるべきタスクが決まっています。

そのタスクを緊急性や優先順位を付けて、順番にクリアしていきます。

そして、この緊急性や優先順位の付け方がポイントです。

このタスクの中には、今日ではなく、明日すれば良いというものがあります。

しかし、明日には、良きせぬ至急性の高いタスクが発生しているのかもしれません。

その場合には、今日ではなく、明日に回していたタスクを優先してしなければならず、「予定通り」一日後である明日にしようとしていたタスクを完了させるのが大変になる事があります。

もちろん、不測の事態に備えて、日々の業務にも余裕を持つようにしていても、そのような事が発生してしまう事があります。

そのため、可能な限り、後倒しではなく、前倒しでタスクを解消した方が良いです。

また、前倒しで進めるとメリットもあります。

後倒しと比較して、前倒しの方が記憶が残っているので、早めに終了させる事が出来ます

例えば、取引先から受注の電話があり、明後日までに直接納品してほしいと言われたとします。

そして、連絡の際に留意事項や商品構成、梱包方法などを聞いてメモしていたとします。

そこで、梱包まですぐに進められる状態になっていた商品を、連絡のあった当日ではなく、納期の当日に梱包するとしたらどうでしょうか。

今は、インターネットの活用で注文内容をきちんと把握したり、発注書を記入して、受注内容に誤りの無いようにするのが通常ですが、取引先との関係性や至急性の度合いによっては、電話で発注の連絡がある場合もあります。

その時に、電話の内容を逐一漏らさずメモする事は出来ません。

このケースで、明後日に梱包する際には、その電話で話があった内容を記憶に呼び戻す事が必要になる場合があります。

すると、記憶を呼び戻すまでの時間だけでも考えると、ロスが出てしまいます。

これに対して、電話のあった当日に取り掛かっていたらどうでしょうか。

記憶も残っていて、梱包作業もすぐに終える事が出来ます。

もちろん、電話での発注の際には、その場でチェック項目等を埋めれば、受注内容を漏れなく把握できて、明後日に梱包しても時間のロスが発生しないケースもありますが、どうしてもイレギュラーなケースが発生します。

これは、あくまでも一例ですが、前倒しで取り掛かる事が適切なタスクというのもあるのです。

前倒しは、心理的にもポジティブに働く場合があります

後倒しをしていると、期限に追われている感覚があります。

その方が、やる気も出て、スピーディーに進められるという面もありますが、一方では、切迫感やプレッシャーを感じる部分が出てきます。

成長するためには、ある程度の負荷が必要にはなりますが、必要以上の負荷はかえって悪影響です。

また、前倒しで進めれば、タスクがクリアされた分だけ、頭で思考する上でも、そのクリアされたタスクの分だけ、余裕があります。

すると、その余裕の分だけ心理的にもゆとりが出来、これから自分がやるべき残りのタスクを客観的に眺めて改善点やひらめきが出てくる事もあります。

まとめ

タスクの優先順位を決める際には、一定のルールがあります。

そのルールに則って、タスクを順番にこなすにしても、余裕を確保できるように、前倒しでクリアする事を考えた方が良い事があります。

前倒しをすると、そのタスクに対する記憶が強く残っていたり、そのタスクに関わっていた関係者にとっても喜ばれます。

精神的にもゆとりが出来、そして、業務の効率化にも繋がります。

もちろん、必要以上の前倒しは禁物で、やりすぎると、関係者に過度の期待を抱いてしまったり、自分自身に負担が生じる場合がありますので、状況を見ながら「適切・適量な前倒し」を意識してみてはいかがでしょうか。